Trouwwebsite maken: wat zet je erop en wanneer moet hij live?

Kort samengevat: zet de trouwwebsite live zodra de save the dates de deur uitgaan, met minimaal datum en locatie. Vul hem aan met programma, dresscode, RSVP-formulier en praktische informatie tegen de tijd dat de trouwkaarten verstuurd worden. Vuistregel voor de inhoud: alles wat gasten anders per app aan jullie zouden vragen, hoort op de site.

Een trouwwebsite is in tien jaar veranderd van leuk extraatje in het centrale informatiepunt van de bruiloft. Logisch: één link op de trouwkaart vervangt tientallen appjes over parkeren, dresscodes en cadeaus. Voor jullie zelf is de winst minstens zo groot: elke wijziging in het programma zet je één keer op de site, in plaats van in vijf appgroepen. En omdat gasten via het RSVP-formulier reageren, hoef je reacties niet meer uit losse berichtjes bij elkaar te sprokkelen.

In dit artikel lopen we alles langs: wat er minimaal op moet, wat de site persoonlijk maakt, wanneer wat af moet zijn, hoe je de link deelt, hoe het zit met privacy en kosten, en de fouten die we het vaakst voorbij zien komen. Maar wat hoort er nu precies op, en wanneer moet wat af zijn?

De basis: wat er minimaal op moet

• Datum, tijd en locatie(s), met adres en routebeschrijving. Trouwen jullie op meerdere plekken (ceremonie, diner, feest), zet dan per onderdeel het adres en de tijd erbij.
• Het programma van de dag, in elk geval voor gasten: wanneer worden ze waar verwacht, en wat is het verschil tussen dag- en avondgasten? Meer daarover bij gastenlijst maken.
• RSVP-formulier met een duidelijke deadline, inclusief dieetwensen en of iemand met partner of kinderen komt. Hoe je die deadline timet lees je bij trouwkaarten versturen.
• Dresscode, het liefst met een korte uitleg of voorbeelden; "feestelijk chic" betekent voor iedereen iets anders. Zie het overzicht van dresscodes voor wat elke code inhoudt.
• Praktisch: parkeren, openbaar vervoer, overnachtingsmogelijkheden voor gasten van ver, en een contactpersoon (ceremoniemeester) voor vragen op de dag zelf.

De aanvulling: wat de site persoonlijk maakt

• Jullie verhaal: hoe jullie elkaar ontmoetten en het aanzoek. Het meest gelezen onderdeel van elke trouwwebsite.
• Foto's: een selectie van jullie samen; na de bruiloft kun je hier ook de trouwfoto's delen.
• Cadeautips: een cadeaulijst of een nette formulering voor een bijdrage aan de huwelijksreis. Op de site voelt dat minder ongemakkelijk dan op de trouwkaart.
• Digitaal gastenboek: een plek waar gasten voor, tijdens en na de dag een boodschap, foto's of een ingesproken berichtje achterlaten. Alle opties zetten we op een rij bij gastenboek voor je bruiloft.

De timing: wat moet wanneer af?

• 8 tot 12 maanden vooraf (save the dates): site live met datum, locatie en eventueel jullie verhaal. De rest mag "binnenkort meer" zijn.
• Circa 3 maanden vooraf (trouwkaarten): programma, dresscode, praktische informatie en het RSVP-formulier compleet. De link of QR-code op de trouwkaart verwijst hiernaar.
• 4 tot 6 weken vooraf: RSVP-deadline. Daarna gebruik je de antwoorden voor de tafelschikking en het definitieve aantal voor locatie en cateraar.
• Na de bruiloft: de site blijft waardevol; deel er de foto's en laat het gastenboek nog even openstaan voor nagekomen berichten.

Hoe delen jullie de link met de gasten?

De meeste stellen zetten een korte link of QR-code op de trouwkaart, en dat werkt: gasten scannen de code en staan meteen op de site. Kies een adres dat je hardop kunt voorlezen op een verjaardag. Een korte, herkenbare link doet het beter dan een lange met streepjes en cijfers. Zet de link ook in de appgroepen waarin toch al over de bruiloft wordt gepraat, en herhaal hem bij de RSVP-herinnering aan gasten die nog niet hebben gereageerd. Op de site zelf hoort dan alles te staan wat gasten anders per app zouden vragen; zo wordt de link vanzelf hét adres voor elke vraag.

Privacy: wie kan jullie trouwwebsite zien?

Op een trouwwebsite staan datum, locatie, namen en foto's: informatie die je liever niet openbaar op straat hebt. Scherm de site daarom af met een toegangscode die alleen op de trouwkaart staat, en zorg dat de site niet in zoekmachines opgenomen wordt. Denk ook aan de periode ná de bruiloft: als jullie er trouwfoto's delen, wil je zeker weten dat alleen gasten meekijken. Vraag bij welke tool dan ook na hoe lang de site online blijft en of je hem zelf kunt sluiten of verwijderen. Bij trwn is elke trouwwebsite standaard afgeschermd met een eigen toegangscode en blijft de site ook na de bruiloft van jullie.

Voorbeeldteksten voor op de trouwwebsite

Veel stellen vinden het lastigste niet de techniek, maar de woorden. Drie voorbeelden die je zo kunt aanpassen:

• Welkom: "Lief bezoek! Wat fijn dat je er bent. Op deze site vind je alles over onze grote dag: het programma, de dresscode en hoe je laat weten of je erbij bent. We tellen af!"
• RSVP-uitleg: "Laat vóór [datum] weten of je erbij bent via het formulier hieronder. Geef ook dieetwensen door en met hoeveel personen je komt, dan kunnen wij (en de kok) rekenen."
• Cadeautip: "Jullie aanwezigheid is het mooiste cadeau. Willen jullie ons toch iets geven? Een bijdrage aan onze huwelijksreis maakt ons heel blij."

Schrijf zoals jullie praten: een trouwwebsite mag persoonlijk zijn. Lees de teksten hardop voor: klinkt het als jullie, dan staat het goed.

Wat kost een trouwwebsite maken?

Een gratis websitebouwer lijkt aantrekkelijk, maar heeft vaak advertenties, een lange standaard-URL en geen RSVP-koppeling; je betaalt dan alsnog voor uitbreidingen of losse formulier-tools. We zetten de gratis routes en hun beperkingen op een rij in gratis trouwwebsite maken: wat lever je in?. Speciale trouwwebsite-diensten rekenen doorgaans een eenmalig bedrag of abonnement per maand. Bij trwn zit de trouwwebsite bij het eenmalige tarief van € 84 in, samen met de gastenlijst, RSVP-verwerking, tafelindeling en het draaiboek. Op onze pagina over de trouwwebsite zie je voorbeelden en hoe het werkt.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Te laat live gaan. Een site die pas af is als de kaarten al verstuurd zijn, mist zijn doel. Zet hem desnoods live met alleen datum en locatie.
• Geen RSVP-deadline. Zonder duidelijke datum blijven reacties binnendruppelen tot de week van de bruiloft. Noem de deadline op de site én op de kaart.
• Informatie op twee plekken bijhouden. Als het programma wijzigt, moet je het overal aanpassen. Houd de site als enige bron en verwijs daarnaartoe.
• Vergeten wat avondgasten zien. Check de site door de ogen van een avondgast: kloppen de tijden en het programma dat zij te zien krijgen?

Zelf bouwen of een sjabloon?

Zelf bouwen met een generieke websitebouwer kan, maar je bent al snel avonden kwijt aan iets wat er dan nog niet uitziet zoals de rest van jullie bruiloft, en de RSVP's komen binnen in een losse spreadsheet die je handmatig moet overnemen in je gastenlijst.

In trwn maak je de trouwwebsite vanuit dezelfde omgeving als de rest van jullie planning: kies een sjabloon, pas het kleurenpalet aan jullie stijl aan en zet jullie eigen foto's erin. Het grote verschil zit in de koppeling: RSVP's van de site komen direct in jullie gastenlijst terecht, inclusief dieetwensen, en het digitale gastenboek met foto's en ingesproken berichtjes zit er standaard bij. Geen overtypen, geen losse tools.

Werkt de site ook goed op de telefoon?

Vrijwel al jullie gasten openen de trouwwebsite op hun telefoon, vaak op het moment dat de trouwkaart op de deurmat valt. Test de site dus altijd even mobiel: is de tekst leesbaar zonder inzoomen, werkt het RSVP-formulier met grote duimen, en opent het adres direct in een kaarten-app? Bij kant-en-klare sjablonen zit dit meestal goed, maar controleer het vooral als je zelf bouwt.

En na de bruiloft?

De trouwwebsite is na de grote dag nog lang niet klaar. Zet er binnen een paar weken een selectie van de trouwfoto's op, want gasten kijken daar echt naar uit. Laat ook het digitale gastenboek nog even openstaan voor nagekomen berichten van gasten die op de dag zelf niet aan schrijven toekwamen. Vergaten jullie iemand te bedanken, dan is een bericht op de site met een persoonlijke noot een mooi gebaar. Veel stellen laten de site daarna nog maanden staan als digitaal fotoboek; sluit hem pas als jullie er zelf klaar voor zijn.

Checklist: is jullie trouwwebsite compleet?

Loop voor het versturen van de trouwkaarten deze punten nog één keer na:

• Datum, tijden en adressen kloppen, ook voor avondgasten.
• Het RSVP-formulier werkt en de deadline staat erbij.
• De dresscode is duidelijk, het liefst met voorbeelden of een kleurenpalet.
• Parkeren, vervoer en overnachten zijn beschreven voor gasten van ver.
• De contactpersoon voor de dag zelf staat erop, mét telefoonnummer.
• De toegangscode op de trouwkaart komt overeen met die van de site.